IT投資、何から始めるか？

企業内のIT化が求められるようになって久しいが、一口にIT化といっても、まず何から始めてよいのかわからないという方も多いだろう。あるいは、「うちは事務でパソコンを使っているからIT化は万全」と思っている方もいるかもしれない。
だが、ちょっと待ってほしい。パソコンを入れることがIT化ではないのだ。例えば、あなたの会社は、下に示した例に当てはまらないだろうか？

• 支店や工場から売上データがFAXで送られてくる。そのFAXを見ながらパソコンにデータを入力している。
• たびたび社員を集めては社長の訓辞を聞かせている。
• ちょっとしたことを決めるために、すぐに会議室でミーティングを行う。
• 営業マンの行き先がわからない。その人がいないと顧客からの問い合わせに答えられない。
• 商品を直販しているが、注文方法が電話とFAXのみ。
• 提出された経費精算書を経理がパソコンに入力し直している。
• 内線電話の通話料が毎月10万円以上になっている。

1つでも当てはまるなら、IT化の検討が必要だ。各種伝票類、FAX、連絡事項の書類、顧客データ、そういった社内外の情報が入り乱れ、効率的な意思疎通を妨げている。業務が効率的でないということは、その時間分、人員分だけ刻々と損失が生じているということでもある。

電子メール

電子メールはもはやどの業務でも欠かせないコミュニケーションツールだ。電話やFAXと違って、相手が在席していなくても確実に情報を伝えられる。うまく活用すれば、打ち合わせの回数をぐんと減らせるはずだ。しかも、内容は電子的に保存された後で参照できるから、言った言わないの水掛け論がなくなる。複数人に同報するのも簡単だ。最低限メールが使えれば、送られてきたデータをコピーして別のソフトに貼り込むこともできるので、業務効率も大幅に向上する。さらにペーパーレス化も促進できるので、環境対策にもなる。

グループウェア

複数人で情報を共有するためのツールがグループウェアだ。代表的な機能としては、関係者で共有できる予定表やアドレス帳、伝言板、データベースがある。製品によっては、経費精算や設備予約、プロジェクト管理といった機能も備えている。

Webアクセス

インターネット上のいわゆるホームページ（Webページ）の閲覧。Webアクセスは重要な情報収集の手段である。プレゼン資料を作る場合でも、Webから最新のニュース、データを集められれば説得力のある資料を作れる。インターネットだけでなく、社内用のデータをWebブラウザ（Internet Explorerなど）から見られるようにすれば、手軽に情報共有も行える。

内線IP電話

どの企業でも月々の内線通話料はかなりの額になる。また、複数の拠点がある場合、一般電話回線を使っているケースもあるだろう。こうした通話料を劇的に削減できるのが内線IP電話である。内線IP電話を利用することで、離れている拠点であっても、内線通話料をほとんどゼロにすることが可能だ。大規模な PBX（構内交換機）や専用の電話機を用意せずとも、安価に導入できるようになってきた。

上に挙げたツールは、社内のパソコン同士をつなげる機器と、インターネットにアクセスする回線があれば簡単に実現できる。ただし、業務、特に複数の拠点間で利用する場合、個人が自宅からインターネットを楽しむのと同じというわけにはいかない。

最大の理由はセキュリティだ。全世界を結ぶインターネットは、基本的にその上で流れるデータの機密性を保証しない。つまり、単純にインターネットを経由する方法では、データの漏洩がありうる。
「うちで扱っているのはそんな大げさなデータじゃないから。」

本当にそうだろうか？　企業として活動している限り、必ず顧客との取引が発生する。そのデータが流出すれば大問題になることは、昨今の新聞・TVのニュースを見ていればわかるはずだ。インターネットに直結していると、クラッカー（悪意あるハッカー）による攻撃を受けやすい。こうした攻撃は、セキュリティの弱いところを狙って無差別に行われるから、他人事と考えるのは間違いだ。

このような状況を考えると、「閉じられた安全なネットワーク」が求められる。例えば、NTT東日本、西日本は「フレッツ・グループ（アクセス）」というサービスを提供している。フレッツ・グループ（アクセス）では、インターネットとは異なる専用のネットワークを使って、利用者同士のデータ送受信を実現している。拠点が各地に散在していても、まるで専用線を使っているかのように通信が可能だ。同様の「閉じられた安全なネットワーク」サービスは各社から提供されている。

社内あるいは部署内のパソコンを結び、ネットワークに接続するために必要な機器が「ルーター」である。非常に多くのルーターが各メーカーから発売されており、機能や価格も千差万別だ。ルーターを評価する基準としては、機能、価格、信頼性の3つがあるが、中小企業向けとしてこの3要素を満足させられる製品となると、ヤマハのNetVolante「RT57i」が挙げられる。

実売で3～4万円と低価格ながら、VoIP（IP電話）機能とVPN（PPTP）機能を搭載している。RT57iを含むNetVolante（ネットボランチ）シリーズは豊富な導入実績があり、故障の少なさ、信頼性の高さには定評がある。

そして、RT57iの特筆すべきは、VoIP（IP電話）機能の強力さだろう。RT57iを利用すれば、既存電話設備を活用したVoIP（IP電話）環境を構築できるのだ。もちろん、一般電話回線も併用できる。

将来的にIT化をさらに進めて、ネットワークを拡張する必要が出てきたら、「RTX1000」を組み合わせればよい。RT57iは電話関連の機能に専念させ、RTX1000にデータ通信をまかせることで、高度なネットワークシステムを柔軟に構築できるのである。